Das bekannteste Managementsystem ist das Qualitätsmanagementsystem (QMS) nach ISO 9001:2015. Diese Norm ist, wie auch viele andere Managementnormen, nach der HLS Grundstruktur aufgebaut.

HLS bedeutet "High Level Structure" und all die modernen ISO Management Systemnormen verwenden diese Grundstruktur.

Dazu gehören die Normen für Qualitätsmanagement ISO 9001, Umweltschutz ISO 14001, Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit ISO 45001 und Energiemanagement ISO 50001, sowie die Norm für Informationssicherheit ISO 27001.

Die "High Level Structure". Hat eine starke Fokussierung auf das oberste Management und den Kontext der Organisation. Die Struktur besteht immer aus zehn Kapiteln.

Dank der Vereinheitlichung lassen sich weitere Managementsysteme schnell in ein bereits vorhandenes System integrieren, in den meisten Fällen bildet ISO 9001 die Ausgangsbasis. Bei integrierten Managementsystemen können interne Audits einfacher, bzw. nach mehreren Normen gleichzeitig durchgeführt und Synergien genutzt werden.

Und es gibt eine übergreifende Gliederung nach dem Demingkreis: Plan - Do - Check - Act.

Das Qualitätsmanagementsystem (QMS) Incite bietet eine optimale Möglichkeit diese HLS-Struktur in einer grafischen Bedienoberfläche darzustellen. Ausserdem kann man mit Incite sowohl eine übergeordnete Prozesslandkarte, als auch die geforderten Prozess Darstellungen nach BPMN 2.0 mit einem voll integrierten Modul schnell und einfach erstellen.

Das ergibt für die Mitarbeiter einen wesentlich einfacheren Überblick als dies im klassischen Filesystem möglich ist.

Die neuen Normen verlangen auch kein Handbuch mehr sondern dokumentierte Informationen. Da in den meisten Unternehmen ein Grossteil dieser Informationen bereits vorhanden ist, kann man diese durch Verlinkung in die grafische Struktur für alle Anwender einfach auffindbar machen.

Die Software Incite hat dabei folgende Funktionen:

  • Web-Client (keine lokale Installation notwendig)
  • rechtebasierten Zugriff (Ordner, Benutzer, Rollen)
  • Single-Dateihaltung (nur eine Quelle verlinken, eindeutige Objekt ID, nicht abhängig von Ort und Namen)
  • Ablage von Informationen (Dateien verschiedenster Formate; Dokumente in HTML Format; Prozesse als XML)
  • Version Management (Versionen pro Objekt)
  • Freigabe Workflow (Freigaben von Informationen nach definierbaren Workflow)
  • Definition von eigenen Attributen zur Klassifizierung der Objekte (Attribute in verschiedenen Formaten)
  • Abonnemente (über Inhaltsänderungen per E-Mail informiert werden)
  • Volltextsuche (sehr effiziente Indizierung der Datei-Inhalte)
  • Suche über logische Attribut-Verknüpfungen (Systemattribute und eigene Attribute)
  • Filter (Speicherung verschiedenster Abfragen)
  • Verlinkung

 

Vorteile von einem Qualitätsmanagementsystem

...fürs Unternehmen

  • Vermeidung von unnötigen Ressourcen Aufwand durch raschen Zugriff auf relevante Information ("Das Rad nicht ständig neu erfinden!")
  • Nutzung brachliegende Wissensressourcen der Organisation unabhängig vom Standort.
  • Nachhaltigkeit vor Wissensverlust durch Ausscheiden von Mitarbeiter/innen schützen.
  • Kosten-und Zeiteinsparung.

...für die Mitarbeitende

  • Erhöhung der Motivation der Mitarbeiter, da diese aktiv am System mitwirken können.
  • Verbesserung der betriebsinternen Kommunikation über relevante Sachverhalte als Beitrag zur kontinuierlichen Weiterbildung der Mitarbeiter.
  • bessere und effizientere Einführung neuer Mitarbeiter.

...für die Kunden

  • bessere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung, da Anfragen rascher und kompetenter beantwortet werden können.
  • schnelle und nachvollziehbare Reklamationsbearbeitung.

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