Workflow und Geschäftsprozesse in der Wissensplattform

Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit beliebig viele Mitarbeiter oder Teams in Geschäftsprozesse zu involvieren. Sie bestimmen durch eine Vorgabe, wie ein Dokument entstehen soll, wie und wer es in Zukunft pflegt und haben mit einer automatischen Wiedervorlage-Funktion die Gewissheit, dass Ihre Dokumente und Informationen immer aktuell sind. Alte Dateien im Firmen-Netzlaufwerk gehören der Vergangenheit an.

Erhält ein Mitarbeiter einen neuen Arbeitsschritt, wird er per E-Mail informiert und in der KnowHowDB wird eine offene Aufgabe für ihn platziert. Ist der Schritt erledigt, muss sich der Mitarbeiter nicht darum kümmern, was nun mit dem Dokument passiert, denn es wird automatisch an die richtige Person oder Gruppe weitergeleitet. Am Ende der Kette wird das Dokument oder die Datei freigeschalten. Zudem kann der komplette Ablauf Schritt für Schritt mit Datum, Name und Aktion in der Workflow Historie nachgeschlagen werden.

Das System stellt sehr viele Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können die Anzahl Prozess-Schritte definieren und welche Gruppe oder Mitarbeiter jeweils den nächsten Schritt erhalten sollen. Einzelne Prozess-Schritte können weitergeleitet, abgelehnt, zurückgezogen, verworfen oder veröffentlicht werden. Jedem Dokument-Typ kann ein eigener Workflow hinterlegt werden.

Diese Flexibilität erlaubt es kleine und einfache, sowie auch grosse und komplexe Workflow Abläufe in Ihrem Unternehmen zu managen. Sie behalten stets den Überblick, ohne sich um das Weiterleiten, das E-Mail Schreiben, die verschiedenen Versionen,  zu kümmern. Wenn jeder Mitarbeiter seine Aufgaben erledigt läuft der Prozess sehr schnell und unkompliziert durch Ihr Unternehmen.

Möglichkeiten

• Beliebig viele Workflows in der Wissensplattform definierbar.
• 2-Augen, 4-Augen oder x-Augen definierbar.
• Verschiedene Workflow Typen: Erstellungs-Workflow und Bearbeitungs-Workflow.
• Dokumente können über den Workflow an Gruppen gesendet werden. Ein Mitarbeiter aus dieser Gruppe kann die Aufgabe aus dem Workflow. akzeptieren und ist somit in seiner Bearbeitung.
• Aufgaben steuern den Ablauf und werden per E-Mail verschickt.
• Jedem Dokument kann ein individuelles Wiedervorlage-Datum gesetzt werden, damit dieses automatisch in den Bearbeitungsworkflow gelangt.

Marc Huber