Informationen sinnvoll verwalten

Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen. Ein dummer Spruch: Das ständige Suchen nach Informationen, Notizen und Briefen kostet viel zu viel Zeit. Zeit, die vor allem im Büro niemand hat. Aus diesem Grund kümmert sich die KnowHowDB darum, das eigene Chaos ein wenig zu ordnen.

Alles wird einfach auf der Festplatte gespeichert, der gerade verfasste Brief ebenso wie Notizen, Checklisten, Verträge, wichtige E-Mails, Sitzungsprotokolle, Rechnungen oder Links zu interessanten Homepage-Seiten. Technisch ist es auch absolut kein Problem, dem eigenen Computer immer neue Dateien zuzumuten: Auf den modernen Festplatten ist ausreichend Speicherplatz vorhanden, um Millionen normaler Gebrauchsdateien anzulegen. Zum Drama wird dieser Speicherwahn allerdings erst dann, wenn eine einmal abgelegte Information wieder neu auf den Bildschirm zu holen ist: Die Suche zieht sich immer mehr in die Länge und oft muss sie sogar ohne Ergebnis abgebrochen werden.

Besser ist es, seine gesammelten Informationen gleich der KnowHowDB anzuvertrauen. Dieser moderne Karteikasten erlaubt es, Texte aller Art zu erfassen und sie in einer gemeinsamen Datenbank zu speichern. Dabei werden die Texte direkt im Programmfenster erfasst oder aber über die Zwischenablage aus einer anderen Anwendung importiert. Mit den klassischen Werkzeugen einer Textverarbeitung kann der Benutzer seine Texte auch umfassend formatieren. Dabei ist es auch möglich, die Schriftart zu wechseln, die Farben zu ändern und mit Aufzählungen zu arbeiten.

Jedem Eintrag kann der Benutzer der KnowHowDB auch noch eine Notiz oder zusätzliche Schlüsselwörter zuweisen. Ebenso ist es möglich, einen Text mit mehreren Internet-Links zu ergänzen oder ihm bis zu vier Kategorien zuzuweisen. Kein Problem ist es, einem Datensatz als Anhang mehrere externe Dateien zuzuordnen. Dabei kann es sich etwa um Office-Dateien aus Word, Excel oder Powerpoint handeln. Ebenso gut lassen sich aber auch Musiken, Bilder oder Filme verknüpfen.

In der neuen Version 3.3 bietet der elektronische Karteikasten KnowHowDB auch eine hierarchisch sortierte Baumstruktur an, die stets auf der linken Fensterseite mit eingeblendet wird. Hier lässt sich ein Ordnungssystem aus Ober- und Unterkategorien anlegen, in die dann alle Karteikarten einsortiert werden.

Geht es darum, einen ganz bestimmten Text im Bestand wiederzufinden, so bietet die KnowHowDB auch eine Volltextsuche an. Möglich ist es außerdem, besonders wichtige Karteiblätter in eine interne Favoritenliste zu übernehmen, die in einer eigenen Fensterebene einzusehen ist.

Greifen mehrere Anwender auf die KnowHowDB zu, so macht sich die interne „Zensur“ bezahlt. Für jeden Benutzer und für jeden Datensatz ist es möglich, unterschiedliche Berechtigungen zu definieren. Wer möchte, gibt einen neuen Texteintrag demnach als „Vollzugriff“ frei oder gestattet Änderungen. Ebenso ist es aber auch kein Problem, einen Beitrag als „privat“ zu schützen und sich weitere Änderungen an einem Text zu verbitten. Vor allem im Business-Bereich ist dieses Werkzeug von großer Bedeutung. Passend dazu gibt es die KnowHowDB nicht nur in einer Einzelplatz-, sondern auch in einer Netzwerkversion für mehrere Benutzer.

In der neuen Version 3.3 hat sich vieles getan. Neben der bereits erwähnten Navigation mit Baumstruktur bietet das Programm auch eine Unterstützung von Drag and Drop an. Links lassen sich so mit der Maus ganz einfach aus dem Browser direkt in einen Datensatz ziehen. Bereits vorhandene Datensätze werden ebenfalls per Drag and Drop von einer Kategorie zur nächsten verschoben. Ein neues Design und die Möglichkeit, das Programm umfassend an die eigenen Wünsche anzupassen, müssen ebenfalls erwähnt werden.

Die KnowHowDB 3.3 setzt ein installiertes MS Framework 1.1 voraus. Das Programm lässt sich wahlweise mit Framework (23 MB) oder ohne Framework (1,5 MB) herunterladen. Das Programm liegt in einer Einzelplatz- und in einer Mehrplatz-Version vor. Die Einzelplatz-Version kostet 19 Euro (30 CHF), die Netzwerk-Version 49 Euro (75 CHF). In der Demo lassen sich 30 Einträge in der Datenbank vornehmen.