Jeder Benutzer erhält sein eigenes Login, mit welchem er sich an der KnowHowDB anmeldet.
Ein Benutzer kann beliebig vielen Gruppen zugeordnet werden. Dies hat den Vorteil, dass Dokumente und Ordner anhand von Gruppen berechtigt werden können.
Es lassen sich beliebig viele Rollen erfassen. Es kann definiert werden, ob z. B. das Löschen zugelassen oder spezifisch verweigert werden soll.
Jeder Ordner kann mit einem Benutzer oder Gruppe und einer Rolle berechtigt werden. Rollen können nach Belieben geändert oder ergänzt werden. Mit einer sehr einfachen Oberfläche lassen sich sehr komplexe Berechtigungsstrukturen abbilden. Zugriffe können zugelassen oder spezifisch verweigert werden.
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